La externalización de procesos en Colombia es una práctica que se ha extendido a todas las regiones del país y a todos los sectores productivos, siendo los servicios que más se externalizan, mensajería, vigilancia, aseo, mantenimiento, servicios asociados a la tecnología de la información y contabilidad. Si eres dueño de una empresa o haces parte de una que está interesada en iniciar procesos de externalización de procesos, continúa leyendo para conocer algunas ventajas y desventajas a las que se ven expuestas las empresas que adoptan esta metodología.
El principal objetivo de la externalización de procesos en una empresa es concentrar toda la atención y recursos en el desarrollo de la actividad principal, identificando oportunidades de mejora, accediendo a nuevas tecnologías o avances que permitan crear un factor diferenciador en el mercado, especializando al personal en actividades que permitan generar crecimiento a la organización y muchas otras más. Esta posibilidad de concentración se da gracias a que todos los procesos que no tienen una influencia directa en el desarrollo del negocio son administrados y ejecutados por una empresa especializada en estos. Es decir, empresas especializadas en la administración de las tecnologías de información, servicios de aseo y mantenimiento institucional o contabilidad, que cuentan con un equipo de trabajo con alto grado de especialización, unos sistemas de indicadores de gestión que permiten generar una retroalimentación constante y estructuras internas sólidas que se complementan con los sistemas que tienen las empresas que las contratan.
Todo lo anterior puede dar a entender que la externalización es la opción perfecta para todas las empresas y concentren sus esfuerzos en el crecimiento y sostenibilidad financiera de su negocio, sin embargo, también existen unos desafíos que es necesario conocer.
DESVENTAJAS
Proceso de selección
Después de que una empresa toma la decisión de externalizar alguno de sus procesos, el paso a seguir es definir de forma detallada todo lo relacionado con las expectativas y requisitos frente a la administración de estos servicios. Aquí es importante considerar, cuales son los estándares mínimos y qué mediciones esperan tener para verificar su cumplimiento, cuál será el alcance de los servicios a contratar y cuál es el presupuesto, entre otras.
Desafortunadamente, la mayoría de las veces las empresas realizan estos procesos de selección y contratación con un tiempo muy corto para hacerlo, por ende, no existe la posibilidad de que se revisen a fondo las diferentes alternativas en el mercado y finalmente, se termine concediendo el servicio a una empresa que ya se conoce, con el fin de ahorrar esfuerzos, tiempo y reuniones.
Para esto, siempre se recomienda que la empresa que decide externalizar sus procesos se tome el tiempo para establecer los parámetros con los que medirá a las empresas postulantes, esto representa un primer filtro que elimina muchas opciones que no cumplen con los mínimos requisitos establecidos por la empresa y por ende libera tiempo para conocer a fondo las propuestas de las empresas que quedan en el proceso.
Dedependencia
Utilizar empresas especializadas para ciertos servicios como limpieza institucional, mantenimiento locativo, mensajería, servicio al cliente o contabilidad, puede generar una dependencia por parte de la empresa que la contrata, muchas empresas consideran que por ser procesos que no están relacionados directamente con el desarrollo del negocio principal, son servicios que no generan dependencia o impacto alguno cuando se generan interrupciones o cambios en la prestación de los mismos, sin embargo, todo proceso genera un impacto en la empresa que lo contrata, ya sea a través de que las instalaciones estén en buen estado, que reflejen un buen aspecto, sean seguras y cómodas para los empleados o funcionarios o a través de la armonización de procesos de atención al cliente, contabilidad u otros, estas empresas especializadas crean un vínculo comercial muy fuerte con la empresa que las contrata, pues existe un desarrollo de habilidades y generación de conocimiento por ambas partes, que termina generando una dependencia.
Con el fin de evitar que estas relaciones de dependencia generen un impacto negativo en la empresa, se recomienda que esta cuente con un conocimiento de los procesos que se está externalizando y que se tenga una documentación con los estándares para la prestación de los mismos, esto no quiere decir, que la empresa suplante al equipo especializado (pues se perdería el sentido de la externalización), sino que estén estructurados unos sistemas internos que permitan generar la continuidad de los procesos sin que se dependa de un proveedor o empresa específica.
VENTAJAS
Enfoque en el desarrollo del negocio
Como lo mencionamos en la sección anterior, la mayor ventaja que obtienen las empresas que externalizan sus procesos es que cuentan con mayor capacidad de concentración en los aspectos claves del negocio y dejan en manos de empresas especializadas los servicios de apoyo, que a pesar de que contribuyen al desarrollo de las actividades diarias de la empresa, no generan valor o crecimiento de esta. Las empresas que han externalizado los servicios de cafetería, limpieza, mantenimiento, atención al cliente o mensajería, liberan recursos económicos, humanos y tiempo que pueden ser destinados en actividades asociadas al desarrollo del negocio y la generación de valor en el mercado.
Reducción de costos
La externalización de procesos genera principalmente una reducción en los costos de operación de la empresa, ya que no tiene que asumir los costos de adquisición de equipos o maquinaria, entrenamiento del personal, carga prestacional, insumos requeridos, y demás aspectos para poder administrar directamente estos procesos, y por el contrario, cuenta con una oferta económica que engloba todos estos aspectos en una única tarifa y permite a la empresa contratante tener mayor control de verificación del proceso, sin tener que destinar recursos a la ejecución de cada actividad.
La implementación de tecnologías en la ejecución de los procesos externalizados es otra gran ventaja de este modelo, los proveedores de servicios al ser especializados en la industria cuentan con equipos, maquinaria y otros elementos de última tecnología, para optimizar el tiempo, por lo que aumenta la eficacia y la productividad y ayuda al crecimiento de la empresa.
Aumento en la calidad de los procesos
El aspecto fundamental al momento de contratar un proveedor para la administración de procesos de apoyo es que este efectivamente cuente con la experiencia y la experticia en el proceso, la empresa proveedora al disponer de los recursos, infraestructura y experiencia logra generar resultados óptimos.
El equipo de trabajo de estas empresas especializadas cuenta con una capacitación técnica de alto nivel, administrando los procesos de forma más eficiente y con mayor calidad. Adicional a esto, estas empresas, también cuentan con la experiencia para realizar una reingeniería para mejorar los flujos de trabajo y obtener un mayor rendimiento con un costo inferior al utilizado por la empresa contratante.
Si tu empresa está lista para iniciar el proceso de externalización de servicios de limpieza institucional, mantenimiento locativo, cafetería, jardinería o mensajería ¡llámanos o escríbenos hoy! Nuestro equipo de trabajo se pondrá en contacto contigo, para conocer tu negocio, tus expectativas y brindar nuestra experiencia y experticia para apoyar tu empresa.
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